مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) چیست؟

نرم‌افزار BPM یا همان BPMS یک ابزار اتوماسیون فرآیند است. این ابزار به شما کمک می‌کند فرآیندهای روزانه را ارزیابی کنید تا چالش‌های موجود را شناسایی و کم کنید، هزینه‌های سازمان را تحت کنترل درآورید، فرآیندهای تکراری روزانه را تا جای ممکن کارآمد کنید و از کارآمدی افرادی که در فرآیندهای شما دخیل هستند، اطمینان یابید.

نرم‌افزار BPM در پیگیری، اجرا و خودکارسازی برخی عناصر فرآیندهای کسب‌وکار نیز نقش دارد. این ابزار به عنوان یک سیستم شرکتی برای ادغام اپلیکیشن‌ها، کارها و داده‌ها و ادغام جریان داده‌ها و وظایف بین تیم‌ها و دپارتمان‌ها کار خود را شروع کرد.

فرآیندهای کسب‌وکار، مجموعه دستورالعمل‌هایی است که مکرراً توسط شخص یا تیم مشخصی اجرا می‌شوند. این فرآیندها یک برنامه از ابتدا تا انتها ارائه می‌دهند که به شما می‌گویند چطور به هدف خاصی دست پیدا کنید. می‌تواند هر چیزی را شامل شود، از بسته‌بندی برای ارسال گرفته تا ساخت یک انبار. نرم‌افزار BPM ابزاری است که به شما کمک می‌کند بر این فرآیندها تسلط پیدا کنید.

اگر بخواهید به بهترین نتیجه مشابه منتها بدون استفاده از نرم‌افزار برسید، به تعداد زیادی کاغذ، فضای فیزیکی، کشوها و بایگانی‌های پر، ساعات کاری زیاد و حداقل یک نفر با مهارت‌های سازمانی بالا نیاز دارید.

این کاغذبازی‌ها، حجم زیادی از اسناد و کاغذها به جای می‌گذارد و هر بار که چیزی را می‌خواهید تغییر دهید چه CRM باشد، چه سرپرست دپارتمان، توسعه‌دهنده ایمیل یا هر چیز دیگری، صدها سند تاریخ گذشته خواهید داشت که نیاز به بازنویسی، چاپ، پر کردن، برچسب‌گذاری و ذخیره‌سازی دارند.

اما نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار جلوی این اتلاف وقت‌ها را می‌گیرد و شما را بر چیزهای مهم‌تر مثل متمرکزسازی فرآیندهای به‌روز متمرکز می‌کند.

هدف BPMS چیست؟

بعد از تعریف مفهوم BPMS چیست، برای درک هدف آن می‌توان گفت سیستم مدیریت فرآیندها BPM به صورت مداوم برای بهبود فرآیند کسب و کار به کار می‌رود. یک فرآیند کسب و کار می‌تواند شامل هر کدام از هزاران کار و گردش کار و تأییدیه‌های مورد نیاز برای تکمیل کار باشد. نمونه‌های رایج موارد زیر را شامل می‌شود:

• انجام سفارش محصول
• به‌روزرسانی حساب‌های مرتبط
• به‌روزرسانی پایگاه‌های داده مربوطه
• تأیید و حواله فاکتور
• استخدام کارکنان جدید

هدف مدیریت فرآیند کسب و کار، بهبود نظم، بینش و کارآمد بودن جریان‌های کاری جمعی است که فرآیند کسب و کار را تشکیل می‌دهند. BPM باعث کاهش هرج و مرج در جریان کار می‌شود و مدیریت گردش کار موقت را حذف می‌کند. هدف سازمان‌های درگیر در BPM کنترل فرآیندهای خود و بهینه‌سازی مداوم آنهاست. این رویکرد، سازمانی کارآمدتر خلق می‌کند که قادر است محصولات و خدمات را بهتر ارائه دهد و با نیازهای متغیر سازگار شود.

پیشنهاد پژواک بیشتر بخوانید: بهبود عملکرد سازمان

کاربرد مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) در سازمان‌ها 

– دپارتمان منابع انسانی (HR):

احتمالاً شما نیز تجربه پیچیدگی و نامنظم بودن فرآیندهای منابع انسانی را داشته‌اید. سازمان‌هایی هستند که هرگونه درخواست از واحد منابع انسانی مستلزم تکمیل فرم‌های کاغذی،‌ اخذ تأییدیه‌های کتبی و پیگیری فیزیکی درخواست‌هاست. مدیریت فرآیندها در ساده‌ترین حالت می‌تواند طرحی برای حذف فرم‌های درخواست کاغذی ارائه کند. ساده‌ترین جایگزین برای آن ایمیل یا استفاده از یک نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب و کار BPMS برای مکانیزه کردن فرآیند از لحظه درخواست، اخذ تأیید‌ها و ارسال به واحد منابع انسانی‌ست.

رسالت مدیریت فرآیندها در این لحظه تمام نمی‌شود. خودکارسازی گام بعدی مدیریت فرآیندها کسب و کار است؛ به عنوان مثال در صورتی که قانونی در سازمان شما وجود داشته باشد و درخواست‌هایی که بار مالی تحمیلی آنها به شرکت کمتر از 20 درصد حقوق پرسنل است را نیازمند به تأیید نداند و ارسال مستقیم آنها به واحد منابع انسانی را مجاز بداند، نرم‌افزار BPMS می‌تواند با مدیریت گام دیگری را برای بهبود فرآیندها بردارد.

– واحد فروش: 

در بسیاری از شرکت‌ها تهیه و تأیید فاکتورهای درخواستی واحد فروش که باید توسط واحد مالی شرکت صورت بگیرد از چالش‌های اساسی فرآیند فروش است و زمان زیادی را باید صرف هماهنگی این موارد ‌کرد. مدیریت فرآیند کسب و کار BPMS تلاش می‌کند با مکانیزه‌کردن فرآیند تولید فاکتورها و خودکارسازی تأیید آن‌ها به واحد فروش برایبهبود عملکرد سازمانی خود کمک کند.

چرا سازمان‌ها از BPM استفاده می‌کنند؟

کسب‌وکارهای کوچک و بزرگ گرچه چالش‌های مختلفی را تجربه می‌کنند، اما در برخی مشکلات با هم مشترک هستند. از جمله:

• پیگیری فرآیندهای دستی و کاغذی دشوار است.
• زمان زیادی برای بررسی داده‌ها، پیدا کردن نسخه‌های کاغذی و پر کردن آنها صرف می‌شود.
• محدود بودن یا عدم امکان مشاهده پروسه‌ تأیید یا فعالیت‌هایی که توسط افراد انجام می‌شود.
• طولانی شدن پروسه تأیید به دلیل اطلاعات نادرست یا گم شده
• هزینه بالای رسیدگی، مدیریت و جمع‌آوری فایل‌های کاغذی
• امکان رخنه اغیار در اطلاعات
• عدم گزارش در لحظه یا عدم توانایی در دسترسی یا جستجوی اسناد
• عدم نظم و انضباط در پروسه‌ تأیید
• نیاز به بررسی رویه‌ها برای انطباق با قوانین
• همه این مشکلات توسط bpms قابل رفع شدن است.

10 گام تا استقرار BPMS در سازمان

موفقیت استقرار یک سیستم مدیریت فرآیندها bpm فقط با انتخاب یک نرم افزار توسط یکی از ارائه‌کنندگان آن به پایان نمی‌رساند. در حقیقت بعد از این مرحله است که گام‌های استفاده درست از آن برای نتیجه گرفتن باید طی شوند. پارامتر اولیه برای تأثیرگذاری کامل و درست در سازمان‌ها، نحوه پیاده‌سازی و استقرار آن است. در ادامه به 10 مورد از این مراحل برای رعایت موارد اولیه و اصولی در استقرار مناسب bpm اشاره می‌کنیم:

1. انتخاب بستر و پلتفرم bpms
2. انتخاب فرآیند مدنظر
3. تعیین تصمیم‌ساز و رأس هرم آن فرآیند
4. تعیین معیارها و نقاط بحرانی
5. طراحی و ترسیم گردش کار مورد نظر
6. نقش دادن به تمام ذی‌نفعان؛ مدیران و پرسنل و به اشتراک‌گذاری با آنها
7. راه‌اندازی آزمایشی سیستم و جریان کاری
8. تست سادگی در ادغام و یکپارچه‌سازی
9. آموزش کارکنان و تمرین با آنها
10. اندازه‌گیری پارامترها، ارزیابی نهایی و بهینه‌سازیمزایای مدیریت فرآیند کسب و کارBPM یک کار یک بار مصرف نیست. فرآیندها باید به طور پیوسته مدیریت شوند. سازمان‌ها باید از ابتدا تا انتها بر بهبود فرآیندها تمرکز کنند و فقط به وظایف فردی توجه نداشته باشند. BPM به شیوه‌های زیر به مدیران کمک می‌کند:

11. درک فرآیندهایی که در سازمان رخ می‌دهد

    • تجزیه و تحلیل فرآیندها و استراتژی کسب و کار
    • تأثیر بیشتر بر نتایج کسب و کار
    • سرمایه‌گذاری در فناوری‌های نوظهور
    • تطبیق فرآیند کسب و کار با روندهای بازار و نیازهای صنعت
    • بهبود مستمر فرآیندها و استراتژی کسب و کار
    • اگر BPM به خوبی پیاده‌سازی شود، می‌تواند برای کل کسب و کار مزایای بسیار همچون موارد زیر ایجاد کند:
    • کاهش ضایعات
    • کاهش خطاها
    • صرفه‌جویی در زمان
    • تولید محصولات و خدمات بهترپیشنهاد پژواک بیشتر بخوانید: کاربردهای BPMN
      ویژگی‌های یک نرم افزار BPMS
      پیش از آنکه سیستم bpms خود را از میان هزاران نرم افزار ارائه شده در فضای اینترنت جستجو و انتخاب کنید، باید از وجود این ویژگی‌ها در نرم افزار مدیریت کسب‌وکار مورد نظر اطمینان یابید:
      – ابزار بصری برای نمایش نمودار فرآیندها
      ابزار گرافیکی و بصری مناسب برای نمایش نمودارهای مربوط به هر فرآیند، یکی از نقاط قوت در هر سیستم مدیریت چرخه‌های کاری است. بدین ترتیب با ارائه این اطلاعات، قدرت تحلیل کاربران افزایش خواهد یافت.
      – ایجاد فرم‌ها به روش ساده کشیدن و رها کردن (Drag And Drop)
      باید توجه داشته باشید؛ نرم افزاری را انتخاب کنید که طراحی و ساخت فرم‌ها در آن به سادگی امکان‌پذیر باشد. چرا که پیچیدگی بیش از حد این فرآیند، ممکن است کاربران شما را در استفاده از bpms دچار مشکل کند.
      – تفویض دسترسی‌ها و مسئولیت‌ها بر اساس سِمت (Role Based)
      اطلاعات، فرم‌ها و دسترسی‌ها در سازمان‌ها جزء اسناد محرمانه هستند و فقط افراد خاصی باید به برخی از آنان دسترسی داشته باشند. به طور کلی سه نوع تفویض دسترسی در سیستم‌ها وجود دارد:
      همکاران واحد مشاوره فروش جهت ارائه خدمات مشاوره درحوزه‌های مختلف نرم‌افزاری آمادگی دارند.
       
    • تفویض فرد به فرد
    • تفویض تیم به تیم
    • تفویض سِمت به سِمت

12. دو راهکار اول به دلیل بالا رفتن زمان فرآیند و احتمال خطای انسانی و همچنین عدم هم‌پوشانی نیازهای افراد هر تیم، کارآمد نیستند. اما راهکار سوم که همان تفویض اختیارات متناسب با هر سِمت در سازمان (Role-Based) است، بهترین انتخاب برای سیستم است.

    – پشتیبانی از نسخه موبایل

    در دنیای امروزی، استفاده از گوشی‌های همراه و موبایل‌های هوشمند روز به روز بیشتر می‌شود و لازمۀ یک نرم افزار کامل برای برقراری ارتباط با مشتری، سهولت دسترسی به آن از طریق موبایل است. به همین علت سیستمی باید انتخاب شود که قدرت پشتیبانی از حداقل یکی از سیستم‌عامل‌های Android یا IOS را داشته باشد.

    – کاربری ساده و بدون دردسر

    وجود ناکارآمدی و هنگ کردن در بسیاری از سیستم‌ها هنگامی اتفاق می‌افتد که شخص دیگری به طور هم‌زمان مشغول کار با نرم افزار است. برای استفاده راحت لازم است برنامه‌ای انتخاب شود که از قدرت پردازش مناسبی برخوردار باشد تا با چنین مشکلی مواجه نشوید. انتخاب بهترین نرم افزار CRM، تنها گزینه‌ای است که برای به‌کارگیری کارآمد ماژول‌های سیستمی مورد نیاز کسب‌وکارتان، با جدیت کامل باید مورد بررسی قرار دهید.

    انواع BPM

    رویکردهای گوناگون به BPM دیدگاه‌های مختلفی را درباره فعالیت‌ها و اجزای کسب و کار که حول محور آنها می‌چرخند ارائه می‌دهند. سه نوع اصلی آن عبارتند از:

    – سیستم‌محور

    این نوع BPM بر فرآیندهای کسب و کار تمرکز دارد که با یک سیستم یکپارچه کسب و کار بدون دخالت انسانی کار می‌کنند. فرآیندها اغلب از اتوماسیون گردش کار در برنامه‌های یکپارچه یک کسب و کار استفاده می‌کنند. برنامه‌های کاربردی مدیریت ارتباط با مشتری و برنامه‌ریزی منابع سازمانی دو مثال از این نوع BPM هستند.

    – انسان‌محور

    BPM می‌تواند بر فرآیندهایی که افراد مدیریت می‌کنند، متمرکز شود. این برنامه‌ها ویژگی‌هایی دارند که برای ارتباط انسانی همچون رابط کاربری با طراحی خوب و اعلان‌ها طراحی شده‌اند.

    – سندمحور

    این رویکرد بر اسنادی همچون قالب‌بندی، امضا و تأیید قراردادها تمرکز دارد. اغلب ابزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار در یک کار خاص سندمحور همچون امضا تخصص دارند.

    قدرت مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار

    یکی از چالش‌های مهم هر کسب‌وکار این است که بتواند یک گروه از تکنولوژی‌های متفاوت و غیرهمگن را به شکل هماهنگ و یکپارچه در کنار یکدیگر به کار گیرد تا نیاز سازمان مرتفع گردد. رمز موفقیت و قدرت مدیریت فرآیندهای کسب و کار و نرم افزار BPMS دیدگاه بر مبنای ارزش، تمرکز آن بر ارزش سازمانی است و اگر در راه‌اندازی سیستم مدیریت فرآیندها BPM به خروجی و اهداف سازمان توجه نشود، محکوم به شکست است.

    اگرچه ثبت اسناد و مدارک در یک سازمان بسیار مهم است، اما نمودارها یا دستورالعمل‌ها به سازمان‌ها کمک نمی‌کند که کارآمدتر کار کند یا موانع غیرمعمول و غیرمنتظره را پشت سر بگذارد. بنابراین مدیریت صحیح کسب‌وکار به مواردی بیشتر از برنامه‌ریزی و مستندسازی فرآیندهای سازمان که حتماً هم هستند، اشاره دارد که شامل اجرا، اندازه‌گیری و بهبود فرآیندها است.

    اگر به برخی از آمارهای مدیریت فرآیند کسب و کار BPMS نگاهی بیندازید متوجه خواهید شد که چرا عملکرد سازمان بسیار مهم‌تر از اجرای همه نظام‌ها و پیچیدگی‌های مدیریت فرآیند کسب و کار است. متخصصین و مشاوران حوزه BPM باید از ابزارهایی استفاده کنند که می‌تواند مدیریت مؤثر فرآیند کسب‌وکار را نسبتاً ساده و دست‌یافتی کند. یکی از ابزارهای مناسب برای راه‌اندازی مدیریت فرآیند کسب و کار نرم‌افزار BPMS است که در حال حاضر خیلی از سازمان‌ها از این نرم‌افزار استفاده می‌کنند.

    

    آینده مدیریت فرآیند کسب و کار

    در حال حاضر دنیای تجارت به سرعت در حال تغییرات است و در هر حوزه‌ای رقابت در حال افزایش است و بازار نسبت به اشتباهات تحمل کمتری دارد. آینده مدیریت و فرۀیند کسب و کار (BPM) و نرم افزار BPMS به روندها و جریان تکامل مدیریتی مشاغل بستگی دارد. آنچه مسلم است این امکان وجود دارد که تا سال‌های بعد BPM تقریباً برای همه مشاغل صرف نظر از اندازه، درآمد و تعداد کارمندان مقرون‌به‌صرفه و در دسترس باشد.

    در آینده تقریبا همه مشاغل به BPM احتیاج دارند و BPM و ابزارهای مربوط به آن که مهم‌ترین آن، نرم افزار BPMS است واقعاً برای آن‌چه تحول دیجیتال می‌نامند، متناسب است. BPM در سال‌های آینده پیشرفت بیشتری خواهد کرد. بنابراین BPM باید بخشی از برنامه کسب‌وکار سال آینده شما باشد.

    در نسل بعدی کسب و کارها، BPM و نرم‌افزار BPMS بستر اصلی اجرای فرآیندها خواهد بود. در حال حاضر نرم‌افزار BPMS برای پشتیبانی از فرآیندهای پیچیده و نیازمند تغییرات مداوم، توسعه یافته است. BPM در این مسیر حرکت خود را ادامه خواهد داد و قابلیت‌های متنوعی برای پشتیبانی از کارهای پویا و نیازمند همکاری سازمانی، از جمله تجزیه و تحلیل فرآیندها، مدیریت محتوا، بهبود تجربه مشتری و بهبود عملکرد و تجربه منابع انسانی و سایر فعالیت‌ها و فرآیندهای سازمانی فراهم می‌کند.

    سخن آخر

    در فضای اقتصادی نامطمئن امروز، سازمان‌ها در پی بهره‌وری بالاتر، مدیریت ریسک بهتر و کنترل هزینه بهتر هستند. با بالا رفتن این تقاضاها، تقاضا برای نرم افزار BPM نیز روز به روز افزایش می‌یابد. به همین دلیل آینده BPM امیدوارکننده است و در کنار تکنولوژی‌هایی چون RPA (اتوماسیون فرایندهای رباتیک) و ربات‌ها و ماشین یادگیری در حال پیشرفت است.

    اگر هنوز برای شرکت یا سازمان خود BPMS انتخاب نکرده‌اید، اکنون زمان آن فرارسیده است. انتخاب یک نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب‌وکار تصمیم مهمی برای هر سازمانی است که می‌خواهد فرآیندهای خود را بین وظایف سیستم و نیروی انسانی ساده‌سازی کند. حتماً پلتفرمی انتخاب کنید که متناسب با نیازهای شما باشد و شرکت‌تان پتانسیل آن را داشته باشد.