فرآیند چیست؟

فرآیند درحوزه فرایندکاوی که از آن با نام های فرایند کسب و کار یا روش کسب و کار نیز یاد میشود، مجموعه ای از فعالیت ها یا وظایف مرتبط، ساختاریافته توسط افراد یا تجهیزاتی است که در یک توالی خاص محصول یا خدمتی را برای یک مشتری یا مشتریان خاص تولید می کند. در زبان محاوره، فرآیند کسب و کار مانند یک خط مونتاژ است که تمام ورودی ها را در مراحل مختلف می گیرد و یک محصول نهایی قابل سرویس را ایجاد می کند.

اساساً هر چیزی که در شرکت شما اتفاق می‌افتد و دارای یک شروع و پایان کاملاً مشخص است، می‌تواند یک فرآیند کسب‌وکار در نظر گرفته شود. آیا زحمتی را که هنگام درخواست شغل متحمل شدید را به خاطر دارید؟ شما بخشی از یک فرآیند کسب‌وکار منابع انسانی بوده‌اید که با درخواست شما شروع شد و به هفته حضور شما در کارخانه منتهی شد! در مورد آن فاکتوری که مشتری شما پس از خرید از شرکت شما دریافت می کند، چطور؟ این فرآیند معمولی، سفارش به پرداخت است.

از آنجایی که هر فرآیند کسب‌وکار منحصر به فرد است، ورودی‌های آن نیز منحصر به فرد است. عواملی که به طور مستقیم یا غیرمستقیم به فرآیند شما کمک می‌کنند می‌توانند تأثیر عمده‌ای بر آن داشته باشند و بنابراین باید بر اساس آن مشخص و بررسی شوند. برای آن ما یک راه حل داریم

اجزای کلیدی فرآیند کسب و کار چیست؟

برای راحتی شما، ما تمام اجزای ضروری یک فرآیند کسب و کار را در 8 جزء کلیدی گنجانده‌ایم. برای این که فرآیند کسب‌وکار کاربردی و پایدار باشد، باید با پیش نیازهای زیر مطابقت داشته باشد:

1. مرزهای مشخصی داشته باشد: باید بدانید چه چیزی وارد می‌شود و چه چیزی باید بیرون بیاید
2. ساختار خود را تعیین کنید: در یک سناریوی ایده آل، هر فرآیند کسب‌وکار باید از یک نظم واضح پیروی کند
3. مشتری خود را بشناسید: اگر یک فرآیند کسب‌وکار را دنبال می‌کنید، باید بدانید که چه کسی در سمت گیرنده قرار دارد و به چه کسی خدمات سازمان را ارائه می‌دهید
4. ارزش مشهود فرایند را به ارمغان بیاورید: اگر با استفاده از فرآیندهای کسب‌وکار به مشتریان خود خدمات ارائه می‌دهید، فرایندها باید برای آن‌ها ارزش ایجاد کنند و زندگی آن‌ها را آسان‌تر کنند
5. اجازه دهید فرآیند به بخشی از سازمان شما تبدیل شود: سازمان شما نمی‌تواند بدون فرآیند زندگی کند
6. فرآیند خود را جهانی کنید: اگر به طور کامل برنامه ریزی کنید، یک فرآیند می‌تواند نه به یک، بلکه به چندین مشتری مختلف خدمت کند
7. از سیلوها به هر قیمتی اجتناب کنید: شما نمی‌خواهید توسعه دهندگان شما فرآیندی را دنبال کنند که فقط آن‌ها از وجود و نحوه کار آن‌ها مطلع هستند
8. مالک فرآیند را شناسایی کنید: شخصی باید بر پروژه نظارت داشته باشد و مسئولیت کامل عملکرد و بهبود آن را بر عهده بگیرد

در بخش بعدی، فرآیندهای کسب‌وکار را به سه دسته اصلی تقسیم می‌کنیم.

پیشنهاد پژواک بیشتر بخوانید: کاربردهای فرآیند کاوی

نمونه های فرآیند کسب و کار

با توجه به ماهیت فرآیندهای کسب‌وکار، تقسیم آن‌ها به چند نوع متمایز کاملاً امکان پذیر است. برخی از فرایندها برای کسب‌وکار اصلی شما حیاتی هستند، برخی دیگر از آن پشتیبانی می‌کنند.

1. فرآیندهای عملیاتی

فرآیندهای عملیاتی که فرآیندهای کسب‌وکار اصلی نیز نامیده می‌شوند، فعالیت‌هایی هستند که ارزش مستقیمی برای شرکت و مشتریان شما به ارمغان می‌آورند. چنین فرآیندهایی برای شرکت شما کاملاً ضروری هستند و کمال آن‌ها بسیار مهم است، زیرا آن‌ها درآمد شما را ایجاد می‌کنند.

نمونه‌هایی از فرآیندهای عملیاتی:

• سفارش به پرداخت
• ساخت محصولات
• خودکارسازی رباتیک فرایند (RPA)
• تحویل محصولات

2. فرآیندهای پشتیبانی

برای اینکه بتوانیم فقط بر کسب‌وکار اصلی و فعالیت‌ها تمرکز کنیم، رویای هر صاحب کسب‌وکاری است. ولی همان طور که سازمان شما رشد می‌کند، فرآیندهای کسب‌کار آن نیز رشد می‌کند. در واقع در دنیای واقعی، همه‌ی کارمندان بر کسب‌وکار اصلی تمرکز می‌کنند و ارزشی را ایجاد می‌کنند که مصرف‌کنندگان می‌خواهند، همچنین چندین کارگر وجود دارد که لزوماً مسئول محصول نهایی نیستند، اما به هموارسازی کل فرآیند کمک می‌کنند. بدون آن‌ها، حتی بهترین سازمان‌ها از بین می‌روند.

نمونه هایی از فرآیندهای پشتیبانی:

• پشتیبانی فنی
• حسابداری
• مرکز تماس
• بخش فروش
• منابع انسانی

بدون این افراد و فرآیندهای مربوط به آن‌ها، آینده‌ای برای هیچ شرکتی وجود ندارد.

3. فرآیندهای مدیریتی

کسی باید بر نحوه اداره شرکت نظارت کند. در واقع مدیران مجموعه‌ای از قوانین و فرآیندهای خود را دارند که از آن‌ها پیروی می‌کنند.

وظیفه اصلی آن‌ها اندازه‌گیری، نظارت و کنترل کلیه رویه‌ها و سیستم‌های مرتبط با کسب‌وکار است.

نمونه‌هایی از فرآیندهای مدیریت:

• بودجه بندی
• حاکمیت (تعهد به مقررات قانونی و دستورالعمل‌های داخلی)
• زیر ساخت

4. اهمیت فرآیندهای کسب و کار

این که بگوییم سازمان شما باید بر اجرای روان فرآیندهای کسب‌وکار تکیه کند، معلوم است که معنای فرایند را درک نکرده‌ایم. هر فرآیند کسب‌وکار در یک سازمان مکانیزمی است که دائماً در حال تحول است و موفقیت آینده شرکت را دیکته می‌کند. اگر نتوانید اهمیت آن را درک کنید، رقبای شما ممکن است بر شما برتری پیدا کنند.

بنابراین، جای تعجب نیست که اولویت‌های سازمان‌ها باید بهبود فرآیند های کسب‌وکارشان باشد تا آن‌ها را تا حد امکان کارآمد کنند.

پیتر دراکر بنیان‌گذار برخی از پایه‌های اساسی شرکت کسب‌وکار مدرن در رابط این موضوع می‌گوید:

“اگر نمی توانید آن را اندازه گیری کنید، نمی توانید آن را مدیریت کنید.”

برای این که هر مدیر یا مدیر اجرایی مطلع شود و تصمیمات مبتنی بر واقعیت را با هدف بهبود رویه‌های داخلی شرکت بگیرد، عملکرد فرآیند باید اندازه‌گیری شود. از آنجایی که سهم بزرگی از تمام فرآیندهای کسب‌وکار، یا خودکار یا حداقل کاملاً دیجیتالی هستند، فرآیندها ردپای دیجیتالی ایجاد می‌کنند و این به سازمان شما بستگی دارد که بر روی داده‌هایی که جمع‌آوری می‌کنید سرمایه‌گذاری کند.

به این ترتیب می‌توانید بهترین استفاده را از تکنیک‌های فرآیند کاوی ببرید.

با نرم افزار فرآیند کاوی می‌توانید فرآیندهای مبتنی بر سیستم کسب‌وکارتان را بازسازی کنید و آن‌ها را به‌صورت توالی تجسم کنید که نشان‌دهنده میزان عملکرد فرآیند کسب‌وکار شما و مطابقت آن با انتظارات است.
پیشنهاد پژواک بیشتر بخوانید: مستند سازی فرآیند

فرآیند کاوی به عنوان یک پایه ضروری برای گزارش فرآیند

از آنجایی که فرآیندهای کسب‌وکار باید با گزارش‌های به روز و دقیق همراه باشند تا از اقدام موثر و هدفمند اطمینان حاصل شود، فرآیند کاوی یک راه حل ضروری است.

فرآیند کاوی به شما در بازسازی فرآیند کسب‌وکار کمک می‌کند، اما به همین جا ختم نمی‌شود. می‌توانید KPIهای حیاتی (شاخص‌های کلیدی عملکرد) را برای اندازه‌گیری اثربخشی یا یافتن گلوگاه‌های فرآیند تنظیم کنید.

اگر می‌ترسید که فرآیند شما به هم ریخته و از کنترل خارج شود، نگران نباشید. در جامعه فرایندکاوی، ما دوست داریم بگوییم: هر چه فعالیت‌ها بیشتر باشند، بهتر است. ابزارهای فرآیند کاوی مدرن برای داده‌های بزرگ ساخته شده‌اند و شما می‌توانید اساساً با هر چیزی آن‌ها را تغذیه کنید! هرچه بزرگ‌تر بهتر!

فرآیند کسب و کار تنها آغاز است

در این مرحله، یک میلیون موضوع بعدی برای پوشش دادن وجود دارد که مربوط به فرآیندهای کسب‌وکار است. برای شروع، این سوال بسیار خوبی خواهد بود که چگونه چنین فرآیندهایی را بهینه کنیم و چگونه آن را با معیارهای داخلی شرکت اندازه گیری کنیم که شما را به مدیریت KPI هدایت می‌کند.

موضوع بزرگ بعدی مهندسی مجدد فرآیند است که چیزی جز طراحی مجدد فرآیندهای شما در جریان‌های کاری آسان نیست.

در نهایت، هر صاحب فرآیند کسب‌وکار با بررسی انطباق سنجی آشنا است. وقتی بررسی می‌کنید که آیا فرآیند با دیدگاه شما مطابقت دارد یا نه، اساساً می‌پرسید: «فرایند من چقدر از سناریوی مطلوب منحرف می‌شود؟» با انطباق‌سنجی فرایندکاوی می توانید فرآیند کاوی را به سطح بعدی ببرید و یک مقایسه فرآیند هدف کاملاً یکپارچه و خودکار ایجاد کنید.