معماری فرآیند چیست؟

معماری فرآیند (Process architecture) به معنای طراحی ساختاری فرآیندها و اجزای یک سیستم یا سازمان و نحوه تأثیرگذاری آن‌ها بر یکدیگر است. صنایع مختلف از معماری فرآیند برای نمایش و پیکربندی هر جزء از فرآیندهای خود استفاده می‌کنند. نمودار معماری فرآیند یک نقشه تصویری از سلسله مراتب و جریان فرآیندهای درون یک سیستم و نحوه تعامل آن‌ها است که می‌تواند از ثابت بودن خروجی شرکت یا سیستم اطمینان حاصل کند.

مزایای معماری فرآیند

معماری فرآیند می تواند برای شرکت‌ها به روش‌های زیر مفید باشد:

تصمیم گیری

یک معماری فرآیند استاندارد می‌تواند به رهبران یک شرکت در تصمیم گیری‌های مهم کمک کند. معماری فرآیند معمولاً اهداف، روش‌ها و ارزش‌های یک کسب و کار را توصیف می‌کند. امکان بررسی این ایده‌ها و سطوح اهمیت آن‌ها می‌تواند ارزیابی تصمیمات احتمالی و نحوه تناسب آن‌ها در ساختار را آسان‌تر کند. پیاده سازی راه حل‌های بالقوه یا ایجاد تغییر در جریان سازه نیز می‌تواند تأثیراتی را که ممکن است بر سایر عناصر سیستم داشته باشد را نشان دهند.

پیش بینی اثرات

حفظ معماری فرآیند به پیش بینی و ترسیم تأثیر تغییرات بر سیستم کمک می‌کند. معماری فرآیند معمولاً یک نمودار جریان است که عوامل و مراحل عملیات کسب و کار را به هم متصل می‌کند. این نمودار جریان، توانایی درج تغییرات اخیر و ردیابی اثرات آن‌ها را از طریق بقیه رویه‌ها و نتایج فراهم می‌کند. نمایش تصویری تأثیرات و چرخه‌های سیستم می‌تواند به پیش‌بینی راه‌حل‌های بالقوه و تصمیم‌گیری درباره مکان اجرای تغییرات کمک کند.

حفظ ثبات

یک معماری فرآیند، هم در یک سیستم و هم در یک کسب و کار، سازگاری ایجاد می‌کند و حفظ می‌کند. اگر هر کارمند در مورد رویه و سلسله مراتب سازمان خود شفاف باشد، همه آن‌ها را بر روی یک هدف نهایی متمرکز می‌شوند. به همین ترتیب، اگر سیستم‌هایی را با معماری فرآیند یکسان برنامه‌نویسی کنید، خروجی سازگارتری تولید خواهید کرد.

هنگامی که ساختار معماری را توسعه دادید، می‌توانید آن را به روز کنید و آن را به عنوان یک پایگاه داده در دسترس قرار دهید. دسترسی به این ساختارهای فرآیندی، به کارمندان اجازه می‌دهد تا در مواقع ضروری به دیتاست ارجاع کنند و اطمینان حاصل شود که همه از رویه‌های یکسانی برای دستیابی به اهداف مشترک خود پیروی می‌کنند.

شناسایی بهبودها

ایجاد یک معماری فرآیند مستلزم درک کامل افراد، بخش‌ها، فرآیندها، سیستم‌ها و متغیرهای موجود در یک کسب و کار است. شناسایی و مرتبط کردن این عناصر می‌تواند تشخیص این که کدام عوامل زائد یا بی اثر هستند را آسان‌تر کند. ممکن است بتوانید فرآیندهایی که در نمودار اتفاق می‌افتند، اما ارتباط کمی با اهداف اصلی دارند، حذف کنید. همچنین امکان ترکیب فرآیندهای مشابه یا ترکیب فرآیندهای جدید و کارآمدتر وجود دارد. حتی بهبود روش‌های جزئی می‌تواند به افزایش موفقیت و بهره وری کمک کند.

پیشنهاد پژواک بیشتر بخوانید: RPA چیست؟!!

ویژگی های کلیدی یک معماری فرآیند موثر

در زیر برخی از ویژگی‌هایی که معماری فرآیند باید داشته باشد را بررسی می‌کنیم:

مشتری محور

هدف معماری فرآیند توصیف کل چرخه کسب و کار است که با تحویل محصول یا خدمات به مشتری خاتمه می‌یابد. به همین دلیل، مهم است که روی نتیجه فرآیندهای خود تمرکز کنید. این امر به شما کمک می‌کند تا مراحل و اقداماتی را انتخاب کنید که به شما کمک می‌کند ارزش بیشتری را به مشتری ارائه دهید و استانداردهای کیفیت خود را برای برآورده کردن بهتر نیازهای آن‌ها اصلاح کنید.

مرتبط با اهداف سازمانی

معماری فرآیند باید منعکس کننده نحوه نگرش کل سازمان به کسب و کار باشد. به یاد داشته باشید که همه فرآیندهای مهم و نحوه تعامل آن‌ها با سایر فرآیندها را باید در نظر بگیرید. همچنین در نظر گرفتن این که آیا فرآیندها با اهداف سازمانی همسو هستند یا خیر نیز بسیار مفید است. نمودار معماری فرآیند خود را مرور کنید تا شکاف‌های موجود در فرآیندها را بررسی کنید و آن‌ها را با اقداماتی که فعالیت‌های کسب و کار را به هم مرتبط می‌کند، پر کنید.

شفاف بودن

توصیف ساده و دقیق فرآیندها برای اطمینان از این که همه در سازمان می‌توانند معماری فرآیند را درک کنند، مهم است. این نمایش‌ها معمولاً نشان‌دهنده انواع بخش‌های مختلف و فرآیندهای منحصر به فردی هستند که اجرا می‌کنند. ارتباط شفاف می‌تواند به افراد خارج از هر بخش کمک کند تا بفهمند تیم‌های دیگر چگونه در فرآیند مشارکت می‌کنند.

5 نمونه از معماری فرآیند

در اینجا پنج نمونه رایج از رویکردهای معماری فرآیند را بررسی می‌کنیم:

1. مبتنی بر هدف (Goal-Based)

یک رویکرد معماری فرآیند  مبتنی بر هدف با تعیین اهداف اصلی سیستم و چگونگی تأثیر آن اهداف بر یکدیگر آغاز می‌شود. هنگامی که اهداف را تعریف کردید، ایجاد معماری فرآیند، مراحل لازم برای رسیدن به آن اهداف را به هم مرتبط می‌کند. این فرآیند همچنین اهداف را بر اساس اهمیت در یک سلسله مراتب قرار می‌دهد و نشان می‌دهد که کدام اهداف در هنگام تصمیم گیری‌های چالش برانگیز اولویت دارند. ردیابی فرآیندهایی که منجر به دستیابی به هدف شرکت می‌شود می‌تواند به شما نشان دهد که چه عناصری نیاز به تمرکز بیشتری دارند. همچنین به شما کمک می‌کند تا اهدافی را شناسایی کنید که ممکن است برای همسویی با اهداف کلی شرکت نیاز به تنظیم داشته باشند.

پیشنهاد پژواک بیشتر بخوانید: چرخه مدیریت فرآیند چیست؟!!

نمونه‌ای از معماری فرآیند یک سازمان

2. مبتنی بر عمل (Action-Based)

معماری فرآیند مبتنی بر عمل با تعریف اقدامات روزمره کسب و کار و نحوه ارتباط آن‌ها با یکدیگر آغاز می‌شود. کسب و کارها معمولاً این کار را با استفاده از نمودار یا جریانی نشان می‌دهند که مراحلی را که افراد هنگام ارائه خدمات یا محصول به مشتری از ابتدا تا انتها انجام می‌دهند، توصیف می‌کند. داشتن یک رویه مستند برای اقدامات شما به تصویرسازی عناصر یک فرآیند موفقیت آمیز کسب و کار کمک می‌کند و اجازه می‌دهد تا مراحلی را برای افزایش بهره وری اضافه یا کم کنید. توسعه یک برنامه پیاده سازی تعریف شده همچنین با اطمینان حاصل کردن از این که همه از دستورالعمل‌های اساسی یکسان پیروی می‌کنند، ثبات در عملیات کسب و کار را افزایش می‌دهد.

3. مبتنی بر شی (Object-Based)

هنگام ساخت یک معماری فرآیند مبتنی بر شی، اولین قدم فهرست کردن اشیاء موجود در سازمان است. این اشیاء معمولاً شامل مشتریان، سفارشات، درخواست‌ها و خدمات می‌شوند. پس از شناسایی این اشیا، معماری فرآیند آن‌ها را بر اساس رابطه و نقش آن‌ها در فرآیند کسب و کار ساختار می‌دهد. این نمودار جریان عملیات و بخش‌هایی که آن‌ها را مدیریت می‌کنند را ردیابی می‌کند. این معماری تمام اجزایی که اهداف اصلی یک کسب و کار یا سیستم را تشکیل می‌دهند را نمایش می‌دهد و برای تشخیص شکاف‌ها یا خطاهای احتمالی مفید است.

4. مبتنی بر عملکرد (Function-Based)

معماری فرآیند مبتنی بر عملکرد یک سلسله مراتب تصویری از عملکردهای یک کسب و کار است. معماری مبتنی بر عملکرد، قابلیت‌های اصلی سازمان را به نمایش می‌گذارد و هر کدام را به عملکردهای جزئی‌تر و کوچک‌تری تفکیک می‌کند. این ساختار می‌تواند به شما کمک کند تا بفهمید هر تابع چگونه در یک سطح متمرکز عمل می‌کند و چه عناصری برای یک فرآیند موفق ضروری هستند.

5. مبتنی بر مدل مرجع (ً Reference model-Based )

معماری فرآیند مبتنی بر مدل مرجع از معماری موجود به عنوان نقطه مرجع برای ترسیم سیستم‌ها و بهبودهای جدید استفاده می‌کند. برای این معماری، باید نمودار اصلی را دوباره پیکربندی کنید تا تغییرات در عملیات یا ساختار شما نمایش داده شود. این تغییرات ممکن است اهداف، اشیاء، اقدامات یا عملکردهای جدید باشد و رویکرد مدل مرجع ممکن است از یکی از رویکردهای ذکر شده دیگر استفاده کند. برای ایجاد معماری فرآیند جدید، می‌توانید از یک ساختار داخلی موجود به عنوان مرجع استفاده کنید یا یک الگوی خارجی از یک سازمان مشابه را بررسی کنید.

جمع بندی

معماری فرایند با شفاف سازی تعاملات بین اجزای مختلف فرایند و جریان کار، باعث بهبود و بهینه سازی راحت‌تر فرایندها می‌شود. همچنین این رویکرد باعث بهبود تصمیم گیری‌ها و افزایش ثبات سازمان می‌شود. روش‌های مختلفی برای معماری فرایند از جمله مبتنی بر عمل و مبتنی بر شی وجود دارد که هر سازمان باید با توجه به نیاز‌های خود، روش مناسب خود را انتخاب کند و آن را در سازمان پیاده سازی کند.