راهکارهای BPMS برای کسب و کارهای کوچک

بسیاری از مدیران استارت‌آپ‌ها از اتخاذ مسائل بزرگی مانند مدیریت فرآیند کسب و کار یا راهکارهای BPMS، در میان یک تیم اختصاصی منابع انسانی و مالی و بسیاری از تیم‌های دیگر مطمئن نیست.

از این گذشته، تازه کسب و کار خود را راه انداخته‌اید و می‌توانید همه آنها را بعدها زمانی که شرکت‌تان سر و شکلی به خود گرفته است، پیاده‌سازی کنید، درست است؟

نه، کاملاً اشتباه است! همه چیز از زمانی شروع می‌شود که شما هنوز یک شرکت استارتاپی هستید که در تلاش برای یافتن مشتری و جلب رضایت آنها هستید. به هر حال، ماه‌ها و سال‌ها طول می‌کشد تا یک برند بزرگ نام خود را که در طول سال‌ها ساخته شده است از دست بدهد، اما یک شرکت کوچک‌تر اگر برای ماندگاری برند و کسب و کار خود برنامه‌ریزی نکند، به راحتی می‌تواند آن را از دست بدهد.

یک کسب و کار کوچک یا استارت‌آپ معمولی با راهکارهای BPMS چگونه کار می‌کند؟

زمانی که در کسب و کار کوچک خود از bpm استفاده نمی‌کنید، همه چیز توسط گروه کوچکی از کارمندان به صورت جداگانه و هر زمان که بخواهند مدیریت می‌شود، زیرا هیچ پلتفرم ارتباطی مهم یا دستورالعملی برای پیروی وجود ندارد.

کارمندان از طریق ایمیل با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند و به راحتی می‌توان آنها را در انبوهی از محتوا از دست داد. آنها به صورت حضوری باید به بخش‌های مختلف می‌روند. بسیاری از کارمندان برای گرفتن امضا و تأیید جلوی درب اتاق مدیر منتظر می‌مانند.

تنگناها همیشه وجود دارند اما هیچ‌کس نمی‌تواند آنها را تشخیص دهد. عدم ارتباط و هماهنگی بین تیم‌ها، هر چند بزرگ یا کوچک وجود دارد.

راهکارهای BPMS که می‌تواند به کسب و کار شما نفوذ کند و آن را تغییر دهد

به جای دانستن بیش از حد در مورد اصطلاحات فنی، می‌توانید این حقیقت ساده را بدانید که BPM یا مدیریت فرآیند کسب و کار تماماً شما را از دست و پنجه نرم کردن با هر مشکل این چنینی راحت می‌کند و بر کارایی و دسترسی کلی شما تأثیر می‌گذارد. این مسئله در نهایت کیفیت خدمات مشتری را تحت تأثیر قرار می‌دهد، به همین دلیل است که تصمیم‌گیری سریع‌تر برای بهره‌مندی از BPM در بلندمدت به شما کمک خواهد کرد.

این یک واقعیت مسلم است که BPM فقط برای مشاغل کوچک نیست، بلکه برای مشاغل بزرگ و متوسط نیز به همان اندازه مؤثر است. نحوه اجرای آن در مراحل اولیه به ایجاد یک پایه قوی کمک خواهد کرد.

1. آموزش قدرت راه‌حل‌های کارآمد و خودکار به کارکنان

معرفی BPM برای کسب و کارهای کوچک در فرهنگ کاری شما به کارکنان، دنیای کاملاً جدیدی را نشان می‌دهد که در آن از تمام چیزهایی که در شرکت اتفاق می‌افتد آگاه می‌شوند، اطلاعات کاملی از روند کلی امور دارند، از تنگناها دوری می‌کنند و همچنین می‌دانند که چگونه به موقع تصمیم بگیرند. در واقع اطلاعات گسترده‌ای در یک پلتفرم یکپارچه موجود است.

2. ارائه تصویر بزرگ به کارکنان

دانستن تصویر کلان و اهداف سازمانی، کارمندان را تشویق می‌کند تا مشارکت بهتری داشته باشند. آنها تمایل بیشتری به کار خواهند داشت و همچنین می‌توانند به موقع تصمیم بگیرند.

3. برش تنگناها از تصویر

بسیاری از اوقات مدیران و تصمیم‌گیرندگان اغلب متوجه این واقعیت نمی‌شوند که خواه ناخواه دچار چالش می‌شوند. این به شناسایی نقاطی که نیاز به بهبود دارند و سرعت بخشیدن به مواردی که نقش مهمی در اطمینان یافتن از رسیدن محصول یا خدمات نهایی به مشتریان دارند، کمک می‌کند.

4. ایجاد کانال‌های ارتباطی، یکی از راهکارهای BPMS

مفهوم استفاده از BPM برای مشاغل کوچک به زودی کانال‌های ارتباطی جدیدی را مانند قبل باز خواهد کرد. افراد حاضر در دفتر می‌توانند از بخش نظرات در مورد پروژه‌ها استفاده کنند. آنها می‌توانند ایمیل ارسال کنند و اعلان‌های خودکار همه را تشویق به تصمیم‌گیری به موقع می‌کند. همچنین منجر به دسترسی آسان‌تر به فایل و بهبود ایمنی در یک محیط رمزگذاری شده می‌شود.

بدون اجرای نرم افزار BPM در یک کسب و کار کوچک:

• ایمیل‌های بسیار زیاد به این سو و آن سو ارسال می‌شوند.
• بسیاری از فایل‌های اکسل بدون هیچ هماهنگی بین آنها باز گذاشته می‌شوند.
• عدم دسترسی به فایل‌ها از آنجایی که در رایانه‌های شخصی ذخیره می‌شوند.

هنگامی که مدیریت فرآیند کسب و کار در هر کسب و کاری معرفی می‌شود، همه چیز سر جای خود قرار می‌گیرد و درک بسیار بهتری از آنچه باید برای کل تیم انجام شود به وجود می‌آید. این به حسابرسی و انطباق کمک و کار را یکسان و یکپارچه می‌کند.

نرم افزار BPMS پژواک یک BPM برای کسب‌وکارهای کوچک است که برای کمک به ساده‌سازی وظایف طراحی شده است و به همه اجازه می‌دهد از نظر فرآیندها، خدمات مشتری و درک کلی از اهداف آینده سازمان بدانند چه اتفاقی در حال وقوع است.

ویژگی‌های ضروری نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب و کار

یک نرم افزار مدیریت کسب و کار ویژگی‌ها و امکانات به‌خصوصی باید داشته باشد که لازم و ضروری هستند. در ادامه به این ویژگی‌ها اشاره می‌کنیم:

– رابط کاربری بصری، مهم‌ترین ویژگی راهکارهای BPMS

یک نرم‌افزار قدرتمند BPM به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا فرآیندهای تجاری پیچیده را به‌طور مؤثر ساده و خودکار کنند. با این حال، این ابزارها همچنین باید کاربرپسند و شهودی برای کاربران باشد.

کاربران نباید هنگام پیمایش ویژگی‌های آن احساس خستگی کنند. راهکارهای BPMS با کد پایین به کاربران این امکان را می‌دهند که فرآیندهای تجاری خود را با پشتیبانی کم یا بدون پشتیبانی از بخش فناوری اطلاعات ایجاد و مدیریت کنند.

– همکاری سازمانی

از آنجایی که کار از راه دور همچنان یک روش کاری ترجیحی برای سازمان‌ها و کارمندان است، مهم است که یک نرم افزار BPM را انتخاب کنید که همکاری یکپارچه بین تیم‌ها، مشتریان، سهامداران و مدیریت ارشد سازمان را تسهیل کند.

از اشتراک‌گذاری فایل و تصحیح آنلاین گرفته تا پیام‌رسانی فوری و گفت‌وگو‌ها، راهکارهای BPMS باید یک مرکزی برای تیم‌های راه دور ارائه کنند که در آن کاربران بتوانند جنبه‌های مختلف کار خود را مدیریت کرده و در آن همکاری کنند.

– گزارش‌ها و تجزیه و تحلیل زمان واقعی

گزارش‌دهی و تجزیه و تحلیل بلادرنگ اجزای حیاتی هر مدیریت فرآیند کسب‌وکار هستند. پلتفرم‌های BPM هر دوی این فرآیندها را خودکار می‌کنند، بنابراین می‌توانید عملکرد افراد و پروژه‌ها را برای برنامه‌ریزی از قبل پیگیری کنید.

شما باید بتوانید مسائل و معیارهایی را در زمان واقعی تجزیه و تحلیل کنید که نشان می‌دهد در حال حاضر اوضاع در پروژه چگونه است. شما باید سرعت تکمیل وظایف را بدانید تا بر اساس آن برنامه‌ها را تنظیم کنید.

– بهینه‌سازی موبایل، یکی از ویژگی‌های راهکارهای BPMS

این روزها، حرفه‌ای‌ها فرآیندهای کسب و کار را در حال حرکت، در دستگاه‌های مختلف مدیریت می‌کنند. بهترین راه‌حل نرم افزار BPM نباید تیم شما را به رایانه‌های رومیزی یا لپ‌تاپ محدود کند. این نرم افزار باید برای موبایل هم بهینه‌سازی شود تا دسترسی بهتر و بهبود کسب و کار را برای کاربران به همراه آورد.

آخرین راه‌حل‌های BPM مجهز به عملکردهای پیشرفته مانند ادغام با برنامه‌های شخص ثالث است، به طوری که کاربران می‌توانند پروژه‌ها را در هر زمان، حتی زمانی که از راه دور کار می‌کنند، مدیریت کنند.

– مدلسازی گردش کار بصری

نمایش بصری مدل گردش کار یک ویژگی اساسی است که از هر نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار با رتبه برتر انتظار دارید. کاربران تجاری باید جریان فرآیند را در یک موتور گردش کار ثبت و طراحی کنند.

یک گردش کار گرافیکی یا بصری به کاربران این امکان را می‌دهد که فرآیندها را طراحی کرده و به سرعت آنها را به حرکت درآورند.

– مدیریت فرآیند چابک

یک نرم افزار خوب مدیریت فرآیند کسب و کار باید از روش Agile (روشی از مدیریت پروژه) پشتیبانی کند تا ابزار را سازگارتر و همه‌کاره‌تر کند. فرآیندهای تجاری از پیش تعریف شده شما ممکن است نیاز به تغییر با توجه به محیط کاری متفاوت داشته باشد.

– بهترین راه‌حل BPM

باید به شما امکان دهد داده‌ها را در حال حرکت اصلاح کنید، به شما اجازه دهد تصمیمات را تغییر دهید و اجازه بررسی، بازگشایی یا انتقال فرآیند را بدهد.

یک نرم افزار چابک BPM به شما کمک می‌کند تا مشکلات را عیب‌یابی کنید و از انجام کارهای تکراری جلوگیری کنید.

– قابل تنظیم و مقیاس‌پذیر

محیط‌های کسب و کار دائماً در حال تغییر هستند. یک راه‌حل BPM قابل تنظیم و مقیاس‌پذیر برای کسب و کارها مهم است تا از رقبا جلوتر بمانند.

نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب و کار انتخابی شما باید به شما امکان سفارشی‌سازی جریان فرآیند از جمله ایجاد وابستگی‌های کار، طراحی گزارش‌های زنده، زمان‌بندی ارسال اعلان‌ها و غیره را بدهد.

نحوه انتخاب یک گزینه برای راهکارهای BPMS

در اینجا سه نکته حیاتی وجود دارد که باید هنگام انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار برای شرکت یا سازمان خود در نظر بگیرید.

– قابلیت استفاده

تجربه کاربر باید مهم‌ترین اولویت باشد. آیا اعضای تیم شما با راهکارهای BPMS راحت هستند؟ آیا استفاده از آن آسان است؟ به عنوان مثال، اگر کاربران از فناوری آگاه هستند، می‌توانید ابزار پیچیده BMP را انتخاب کنید.

اگر نه، پس عاقلانه است که یک راه‌حل مدیریت فرآیند کسب و کار آسان با استفاده از یک منحنی یادگیری ساده را انتخاب کنید.

– هزینه

هنگام در نظر گرفتن ابزار BPM، هزینه یکی از مهم‌ترین عوامل برای اکثر مشاغل است. با این حال، پیشنهاد می‌شود به جای بررسی هزینه، ROI را محاسبه کنید.

بازگشت سرمایه باید سرمایه‌گذاری شما را در ابزار BPM توجیه کند. فروشندگانی که برنامه‌های قیمت‌گذاری با نرخ ثابت را بدون به خطر انداختن عملکرد ابزار ارائه می‌دهند، باید انتخاب خودکار شما باشند.

– پشتیبانی مشتری

بهترین نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار باید خدمات پشتیبانی عالی از مشتری ارائه دهد. به احتمال زیاد کاربران در حین استفاده از ابزار با برخی مشکلات فنی مواجه شوند. یک خدمات پشتیبانی مشتری خوب می‌تواند چنین مشکلاتی را به سرعت برطرف و کاربران را در حین پیمایش راهنمایی کند.

بسیاری از راهکارهای BPMS در دسترس هستند، اما شما فقط باید به سراغ نرم افزاری بروید که خدمات پشتیبانی به موقع برای مشتری ارائه می‌دهد.

این سیستم شامل ابزاری جهت ایجاد و به گردش  درآوردن فرم ها و فرآیندهای مختلف