فرآیند درحوزه فرایندکاوی که از آن با نام های فرایند کسب و کار یا روش کسب و کار نیز یاد میشود، مجموعه ای از فعالیت ها یا وظایف مرتبط، ساختاریافته توسط افراد یا تجهیزاتی است که در یک توالی خاص محصول یا خدمتی را برای یک مشتری یا مشتریان خاص تولید می کند. در زبان محاوره، فرآیند کسب و کار مانند یک خط مونتاژ است که تمام ورودی ها را در مراحل مختلف می گیرد و یک محصول نهایی قابل سرویس را ایجاد می کند. اساساً هر چیزی که در شرکت شما اتفاق می‌افتد و دارای یک شروع و پایان کاملاً مشخص است، می‌تواند یک فرآیند کسب‌وکار در نظر گرفته شود. آیا زحمتی را که هنگام درخواست شغل متحمل شدید را به خاطر دارید؟ شما بخشی از یک فرآیند کسب‌وکار منابع انسانی بوده‌اید که با درخواست شما شروع شد و به هفته حضور شما در کارخانه منتهی شد! در مورد آن فاکتوری که مشتری شما پس از خرید از شرکت شما دریافت می کند، چطور؟ این فرآیند معمولی، سفارش به پرداخت است. از آنجایی که هر فرآیند کسب‌وکار منحصر به فرد است، ورودی‌های آن نیز منحصر به فرد است. عواملی که به طور مستقیم یا غیرمستقیم به فرآیند شما کمک می‌کنند می‌توانند تأثیر عمده‌ای بر آن داشته باشند و بنابراین باید بر اساس آن مشخص و بررسی شوند. برای آن ما یک راه حل داریم

تحلیل فرایند یک مفهوم محوری در حوزه مدیریت تجاری و سازمانی است. در رویکرد تجزیه و تحلیل فرایند مستلزم بررسی و ارزیابی سیستماتیک فرآیندهای درون یک کسب و کار یا سازمان برای شناسایی ناکارآمدی‌ها، بهبود عملیات و در نهایت افزایش عملکرد است. در ادامه، جنبه‌های مختلف تحلیل فرآیند، از تعریف آن گرفته تا کاربردهای متنوع، روش‌شناسی و مدل‌های مرتبط را بررسی خواهیم کرد و در نهایت شما درک عمیقی از اهمیت تجزیه و تحلیل فرآیند در محیط کسب و کار پویای امروز خواهید داشت. تجزیه و تحلیل فرآیند چیست؟ تجزیه و تحلیل فرآیند، در اصل، ارزیابی و بررسی کامل گردش کار، رویه‌ها و فعالیت‌های درون یک سازمان است. این رویکرد به دنبال کشف چگونگی اجرای وظایف، ترتیب رویدادها و منابع درگیر است. این تحلیل بینش‌های ارزشمندی را در مورد گلوگاه‌ها، ناکارآمدی‌ها و زمینه‌هایی که می‌توانند از بهبود سود ببرند، ارائه می‌دهد. تجزیه و تحلیل فرآیند ابزار تشخیصی است که سازمان‌ها برای بهینه سازی عملیات خود و به حداکثر رساندن کارایی از آن استفاده می‌کنند. تجزیه و تحلیل فرآیند برای افزایش کارایی عملیاتی و دستیابی به اهداف سازمانی ضروری است. با بررسی دقیق و پالایش فرآیندها، کسب و کارها می‌توانند هزینه‌ها را کاهش دهند، بهره‌وری را افزایش داده و محصولات یا خدمات برتر را به مشتریان خود ارائه دهند. این تکنیک سنگ بنای دستیابی به بهبود مستمر و حفظ مزیت رقابتی در دنیای به سرعت در حال توسعه کسب و کار امروز است.

مستندسازی فرآیند بخشی جدایی ناپذیر از مدیریت و بهبود فرایندهای کسب و کار است. این پست به مستندسازی فرآیند، معنا و مفهوم آن، اهمیت آن در سازمان، رابطه‌ی آن با نقشه برداری فرآیند و مراحل ایجاد آن می پردازد. همچنین به مزایای کلیدی مستندسازی فرایند برای سازمان‌های بزرگ اشاره خواهیم کرد.

با کمک کنترل هوشمند فرآیند، یک سیستم می تواند بر اساس داده های تاریخی جمع آوری شده تصمیمات خودکار بگیرد. این باعث بهبود عملکرد فرایند و جلوگیری از خطاها می شود. اما چگونه این تصمیمات توسط سیستم گرفته می شود؟ اساس این امر یادگیری ماشینی است. در این فرایند یک مدل با استفاده از داده های تاریخی جمع آوری شده توسط یک الگوریتم آموزشی بهینه می شود. مدل ساخته شده، ارتباطات بین فرایندها و ترتیب آن ها، پیکربندی سیستم و KPI های ثبت شده را از داده ها می آموزد. این مدل همچنین باید مشخص کند که کدام KPI مثبت، خنثی یا منفی است و بر اساس این اطلاعات، مدل می تواند تصمیم بگیرد که پیکربندی سیستم، شاخص های کلیدی مثبت یا منفی را ارائه می دهد. پس از آن می‌توان پیکربندی را متناسب با آن تغیر داد. پیش نیاز برای سازگاری مستقیم پیکربندی این است که سیستم بتواند داده‌های زنده را به مدل یا الگوریتم آموزش ارائه دهد. بنابراین فقط با استفاده از داده‌های زنده می‌توان رویدادهای جاری در فرایندها را تجزیه و تحلیل کرد و پیکربندی را مستقیماً تطبیق داد. در صورت عدم وجود داده زنده، تطبیق چند بعدی پیکربندی سیستم نیز ممکن است.

مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM یک رویکرد سیستماتیک برای بهبود کارایی و اثربخشی فرآیندهای کسب و کار در یک سازمان برای دستیابی به اهداف خاص یا بهبود یافته کسب و کار است. انواع مختلفی از مدیریت فرایند وجود دارد و برای مؤثر بودن، باید متناسب با نیازهای یک سازمان و صنعتی که در آن فعالیت می کند، تنظیم شوند.

فرآیندکاوی یا Process Mining چیست فرآیندکاوی (Process Mining) یک روش تحلیل داده‌های فرآیند است که از طریق استخراج، تحلیل و بهبود فرآیندها، اطلاعات مفیدی را از سیستم‌های اطلاعاتی و رویدادهای فرآیندی استخراج می‌کند. این روش برای شناخت و فهم بهتر فرآیندهای کسب و کار، شناسایی مشکلات و موانع، بهبود عملکرد و بهره‌وری، و ارائه پیشنهادات بهبود استفاده می‌شود. برخلاف روش‌های سنتی مدیریت فرآیند، فرآیندکاوی از داده‌های عملیاتی و واقعی استفاده می‌کند.

معماری فرآیند نمودار یا ساختاری است که مراحل، اجزا، سیستم های اطلاعاتی سازمان و نحوه تأثیرگذاری آن ها بر یکدیگر را توصیف می کند. توسعه و درک معماری فرآیند می تواند به شما در تعریف ارزش ها و فرآیندهای حاکم بر یک کسب و کار یا سیستم کمک کند. همچنین معماری فرآیند می تواند به شما در تصمیم گیری و ثابت ماندن در رویه های خود کمک کند.

برای پیاده‌سازی فرآیندکاوی Process Mining در سازمان‌ها، متدولوژی‌های مختلفی وجود دارد که مراحل و فعالیت‌های مورد نیاز را برای اجرای موفق این فرآیند تعریف می‌کنند. در زیر، تعدادی از متدولوژی‌های رایج در پیاده‌سازی فرآیندکاوی در سازمان‌ها را بررسی میکنیم: متدولوژی CRISP-DM (Cross-Industry Standard Process for Data Mining): این متدولوژی یک مدل کلی برای پیاده‌سازی فرآیندکاوی و استخراج دانش از داده‌هاست. این متدولوژی شامل شش مرحله اصلی است که عبارتند از: فهم کسب‌وکار، فهم داده‌ها، آماده‌سازی داده‌ها، مدل‌سازی، ارزیابی و تفسیر نتایج. متدولوژی TDSP (Team Data Science Process): این متدولوژی توسط مایکروسافت ارائه شده است و شامل مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و مراحل برای اجرای پروژه‌های فرآیندکاوی است. این متدولوژی شامل فعالیت‌هایی مانند تعریف هدف، جمع‌آوری و آماده‌سازی داده‌ها، مدل‌سازی، ارزیابی و انتشار مدل‌ها است. متدولوژی CRISP-PM (Cross-Industry Standard Process for Process Mining): این متدولوژی برای پیاده‌سازی فرآیندکاوی واقعی در سازمان‌ها طراحی شده است. این متدولوژی شامل مراحلی مانند شناخت داده‌ها، استخراج فرآیندها، تحلیل فرآیندها و بهبود فرآیندها است.

مخفف عبارت Business Process Model and Notation یا مدل نمایش و نمودارسازی فرآیندهای کسب و کار، یک نمادگذاری گرافیکی استاندارد است که برای مدلسازی فرآیندهای کسب و کار استفاده می‌شود. این نمادگذاری، زبان مشترکی را برای تحلیل و ارتباط بین فرآیندهای کسب و کار در اختیار تحلیلگران کسب و کار، صاحبان فرآیند و ذینفعان فراهم می‌کند.

RPA مخفف عبارت Robotic Process Automation است. در واقع، RPA یک فناوری است که به وسیلهٔ آن ربات‌های نرم‌افزاری قادر به اجرای فعالیت‌ها و وظایف مرتبط با فرآیندهای کسب و کار می‌شوند. این ربات‌ها قادرند فعالیت‌های تکراری و قابل پیش‌بینی را به صورت خودکار و بدون نیاز به دخالت انسانی انجام دهند. آن‌ها قادرند با سیستم‌های مختلف در سازمان‌ها تعامل کنند، اطلاعات را بخوانند، آن‌ها را پردازش کنند و فعالیت‌های خروجی را انجام دهند.

مفهوم BPMS و عناصر تشکیل‌دهنده آن برای پاسخ به سؤال مدیریت کسب و کار BPMS چیست، بهتر است بگوییم BPMS که مخفف Business Process Management System است، یک رویکرد ساختاریافته با هدف بهبود کیفیت محصول و خدمات است. تلاش دارد تا فرآیندهای سازمان را با استراتژی سازمان همسو نگه دارد و در پی آن به هدفی بزرگ‌تر یعنی رضایت مشتری برسد. BPMS تلاش می‌کند اثرات فرآیندهای کسب و کار یک سازمان را تحلیل کند، آنها را بهبود دهد و در برخی مواقع آنها را قابل پیش‌بینی کند.

به دنبال راه هایی برای افزایش عملکرد سازمان خود در سال بعد هستید؟ چه در حال رهبری یک تیم کوچک و چه مدیریت کل یک شرکت باشید، همیشه راه هایی برای بهبود بهره وری و کارایی وجود دارد. در این مقاله، به شما از طریق 7 مرحله، در افزایش عملکرد و رشد سازمان شما کمک می کنیم.

وارد شدن به دنیای کسب و کار و بقا در آن، کار چندان ساده ای نیست. شما ممکن است با کمک یک مشاور کسب و کار حرفه ای و کاربلد، اهداف خود را در قالب یک برنامه ریزی هدفمند به خوبی پیش ببرید، اما آیا آماده ی بحران های مختلف و طبیعی در کسب و کار خود هستید؟ یکی از روش هایی که باعث ایجاد آمادگی شما در پستی ها و بلندی های مسیر تجارت می شود، تحلیل پستل است که در آن کارشناسان تحلیل داده به سنجش کامل کسب و کار و پیش بینی پیشامدهای آینده می پردازند. تجزیه و تحلیل PESTEL یک چارچوب استراتژیک است که معمولاً برای ارزیابی محیط تجاری که یک شرکت استفاده می شود. این چارچوب در ابتدا به عنوان تجزیه و تحلیل PEST نامیده می شد که مخفف عبارات سیاسی، اقتصادی، اجتماعی و فناوری بود و بعدها موارد قانونی و زیست محیطی به آن اضافه شده و به تحلیل PESTEL تغییر پیدا کرد.

تجزیه و تحلیل SWOT یکی از ابزارهای ساده در عین حال قدرتمند جهت تدوین استراتژی برای شرکت‌های مختلف است. تجزیه و تحلیل SWOT به شما کمک می‌کند با در نظر گرفتن تمامی نقاط قوت و ضعف کسب و کار خود و همچنین فرصت‌ها و تهدیدهایی که در بازار با آن روبرو می‌شوید، یک استراتژی قوی برای سازمان تدوین کنید.

آیا تا به حال به این فکر کرده‌اید که چه خوب می‌شد اگر می‌شد اهداف شغلی‌مان یک مقیاس کاملا قابل اندازه‌گیری بود که می‌توانستیم روند پیشرفتمان را به سمت آن طبق یک الگوی زمانی مشاهده کنیم؟ KPI دقیقا همین هدف قابل اندازه‌گیری مدنظر شماست. KPI یا همان شاخص کلیدی عملکرد (Key Performance Indicator) یک شاخص قابل اندازه‌گیری برای سازمان‌ها و شرکت‌هاست که نشان می‌دهد افراد یا دستگاه‌ها چگونه در راه دستیابی به اهدافشان عمل می‌کنند. KPI درواقع به سازمان‌ها و شرکت‌ها کمک می‌کنند که با رسیدن به یک اجماع کلی درباره‌ی عملکردشان ببینند که آیا در یک مسیر برای رسیدن به اهداف هستند یا نه.

بهترین چارچوب تعیین هدف Objectives and Key Results که به صورت مخفف OKR خوانده می‌شود، به معنای اهداف و نتایج کلیدی است که با در نظر گرفتن برنامه‌های بلندمدت و نتایج قابل پیگیری در طی سه ماه، دستیابی به اهداف سطح بالا و قابل اندازه‌گیری برای کسب و کار ما را امکان پذیر می‌کند.