چرخه مدیریت فرآیند و مراحل آن چیست ؟

انواع مختلف مدیریت فرایند کسب و کار:

قبل از این که در مورد پنج مرحله‌ی چرخه مدیریت فرآیند کسب و کار بحث کنیم، باید انواع مختلف مدیریت فرآیند کسب و کار را درک کنیم. مدیریت فرایند را می‌توان به سه نوع اصلی طبقه بندی کرد که هر کدام دارای ویژگی‌ها و کاربردهای منحصر به فرد خود هستند.

مدیریت فرایند انسان محور

مدیریت فرایند انسان محور حول فرآیندهایی می‌چرخد که به مشارکت قابل توجه انسان نیاز دارند. این فرایندها معمولاً فرآیندهای خلاقانه‌ای هستند که در آن تصمیم گیری انسانی بسیار مهم است. به عنوان مثال، فرآیندهای خدمات مشتری که در آن نمایندگان به شکایات مشتری رسیدگی می‌کنند، نمونه‌هایی از BPM انسان محور هستند.

مدیریت فرایند سند محور

این دسته بر فرآیندهای مربوط به اسناد کاغذی و الکترونیکی تمرکز دارد. در این نوع مدیریت فرایند، فرآیندها باید با دقت و با رعایت سیاست‌های شرکت، استانداردهای صنعت و الزامات قانونی مدیریت شوند. به عنوان مثال، فرآیندهای حقوقی و حسابداری که شامل مسیریابی قراردادها و توافقنامه‌ها برای بررسی و امضا هستند، سند محور هستند.

مدیریت فرایند یکپارچه محور

این نوع که گاهی اوقات به عنوان مدیریت فرایند سیستم محور شناخته می‌شود، در مورد ادغام و اتوماسیون سیستم‌هایی مانند برنامه‌های کاربردی مدیریت منابع سازمانی (ERP)، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و سیستم‌های مدیریت منابع انسانی (HRMS) است.

BPM یکپارچه محور با تسهیل دسترسی سریع به برنامه‌ها، داده‌ها و خدمات از طریق رابط‌ها و APIها، بهره‌وری و رضایت کاربر را افزایش می‌دهد.

یک مثال عملی از BPM یکپارچه محور، استفاده از ابزارهای مختلف برای مدیریت کمپین، تجزیه و تحلیل لید و CRM توسط تیم‌های بازاریابی و فروش است. این رویکرد اغلب شامل یکپارچه سازی سیستم و گردش کار خودکار برای افزایش کارایی است.

چرخه حیات مدیریت فرایند کسب و کار چیست؟

چرخه عمر BPM از پنج مرحله تشکیل شده است: طراحی، مدل‌سازی، اجرا، نظارت و بهینه سازی. هر مرحله از چرخه حیات بر مرحله قبلی استوار است و نتیجه‌ی آن، یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار کارآمد و مؤثر است که نیازهای کسب و کار را برآورده می‌کند. با پیروی از چرخه عمر BPM، سازمان‌ها می‌توانند اطمینان حاصل کنند که فرآیندهای کسب و کار آن‌ها به طور مداوم بهبود یافته و با اهداف استراتژیک آن‌ها هماهنگ است.

پنج مرحله مدیریت فرایند کسب و کار

بیایید هر مرحله از چرخه عمر BPM را با جزئیات بیشتری بررسی کنیم:

طراحی

مرحله طراحی فرآیند پایه و اساس یک پروژه مدیریت فرایند موفق است. این مرحله در مورد درک وضعیت فعلی فرآیندهای کسب و کار شما و ایجاد یک برنامه بهبود است. این مرحله با شناسایی اهدافی که می‌خواهید به آن‌ها برسید و تعیین اینکه کدام فرآیندها باید برای رسیدن به آن اهداف دوباره طراحی شوند، شروع می‌شود.

سوالاتی که باید در این مرحله از خود بپرسید عبارتند از:

• اهداف کسب و کار ما چیست؟
• چه فرآیندهایی برای دستیابی به این اهداف باید بهبود یابند؟
• نقاط درد فعلی در فرآیند کسب و کار چیست؟
• وضعیت فعلی فرآیند ما چگونه است؟
• چه کسانی باید در مرحله طراحی فرآیند مشارکت داشته باشند؟
• آیا فرآیندهای جدیدی وجود دارد که برای دستیابی به این اهداف باید معرفی شود؟

مرحله طراحی باید شامل یک تیم متقابل از ذینفعان باشد که مسئول بازطراحی فرآیندها هستند. این تیم شامل تحلیلگران کسب و کار، صاحبان فرآیندها و کارشناسان موضوع می‌شود. مرحله طراحی بسیار حیاتی است زیرا به کسب و کارها اجازه می‌دهد تا در مورد فرآیندهای خود به طور کلی فکر کنند و راه‌هایی را برای بهینه سازی آن‌ها شناسایی کنند.

پیشنهاد پژواک بیشتر بخوانید: معماری فرآیند

مدلسازی

بعد از اینکه فرآیندهای کسب و کار خود را در مرحله اول تجزیه و تحلیل کردید، زمان آن رسیده است که مدل سازی آن‌ها را در مرحله دوم شروع کنید.

اولین کاری که باید هنگام مدل سازی فرآیندهای کسب و کار خود انجام دهید، شناسایی ورودی‌ها و خروجی‌های هر فرآیند است. ورودی هر چیزی است که در فرآیند انجام می‌شود، مانند مواد خام یا اطلاعات. خروجی‌ها هر چیزی هستند که از فرآیند بیرون می‌آیند، مانند محصولات یا خدمات نهایی.

برای ترسیم کل فرآیند و مراحل با جزئیات، باید یک فلوچارت ایجاد کنید. فلوچارت نموداری است که مراحل یک فرآیند را به ترتیب متوالی نشان می‌دهد.

معمولاً ترسیم نحوه عملکرد فرآیند در سناریوهای مختلف برای درک بهتر فرایند بسیار مفید است. به عنوان مثال، اگر یک سفارش لغو شود چه اتفاقی می‌افتد؟ یا اگر مشتری درخواست بازپرداخت کند؟ با ترسیم این مسیرهای مختلف، کسب و کارها می‌توانند تصویر واضحی از نحوه عملکرد فرآیندشان در حال حاضر و جایی برای پیشرفت داشته باشند.

بیشتر بخوانید : مدلسازی فرآیند (Process Modeling) چیست؟

هنگامی که یک فلوچارت برای هر فرآیند کسب و کار ایجاد کردید، زمان آن است که در نظر بگیرید که چگونه می‌توان هر فرآیند را خودکار کرد. اتوماسیون می‌تواند با کاهش خطاها و آزاد کردن کارمندان برای تمرکز بر فعالیت‌های ارزش افزوده، کارایی را بهبود بخشد. در نهایت، زمانی که فرآیندهای کسب و کار خود را مدلسازی کردید و اتوماسیون را در نظر گرفتید، وقت آن است که ارزیابی کنید که آیا فرآیندها ضروری هستند یا می‌توان آن‌ها را به طور کلی حذف کرد. این امر را می‌توان با مقایسه هزینه‌ها و مزایای هر فرآیند انجام داد.

هنگامی که فرایند جدید مدلسازی شد، وقت آن است که به مرحله بعدی بروید.

پیاده سازی

پیاده سازی فرآیند کسب و کار سومین مرحله مدیریت فرآیند است. اینجاست که شما تمام برنامه ریزی‌ها و کارهای تئوری انجام شده را عملی می‌کنید. قبل از اجرای کامل فرآیند جدید، تست آن در مقیاس کوچک‌تر ضروری است تا اطمینان حاصل شود که طبق برنامه عمل می‌کند و مشکلی ندارد. این امر به شناسایی مشکلات احتمالی کمک می‌کند و اجازه می‌دهد تا قبل از انتشار آن در سطح سازمان، تنظیمات را انجام دهید.

نظارت

برای نظارت موثر بر فرآیندهای کسب و کار خود، باید مجموعه‌ای از معیارها و شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را برای ردیابی ایجاد کنید. این موارد بسته به نوع کسب و کار و فرآیندهای خاصی که در تلاش برای بهبود آن‌ها هستید متفاوت خواهد بود. با این حال، برخی از مثال‌های رایج عبارتند از زمان چرخه، رضایت مشتری، نرخ خطا و توان عملیاتی.

شما می‌توانید با نظارت بر این معیارها، گلوگاه‌ها یا مناطقی که نیاز به بهبود دارند را شناسایی کنید. پس از شناسایی، این مناطق می‌توانند بهینه شوند که ما را به مرحله نهایی خود در چرخه حیات مدیریت فرآیند کسب و کار می‌برد.

بهینه سازی

مرحله بهینه سازی در مورد بهبود مستمر فرآیندهای کسب و کار است که قبلاً شناسایی، مستندسازی و تجزیه و تحلیل شده‌اند. هدف در این مرحله افزایش کارآمدی و ساده‌تر کردن فرآیندها است.

بهینه سازی فرآیند مرحله‌ی مهمی است زیرا می‌تواند به کسب و کارها کمک کند تا به نتایج دلخواه خود برسند و در عین حال هزینه‌ها را نیز کاهش دهند. در چشم‌انداز کسب و کار رقابتی امروز، شرکت‌ها باید به طور مستمر تلاش کنند تا راه‌هایی برای انجام کارهای بیشتر با نیروی کمتر انجام دهند.

پیشنهاد پژواک بیشتر بخوانید: بهبود عملکرد سازمان

تاثیر فرهنگ سازمانی بر مراحل مدیریت فرایند

فرهنگ سازمانی تأثیر زیادی بر اجرا و موفقیت مدیریت فرآیند کسب و کار خواهد داشت. این فرهنگ یک نیروی نامرئی است که در هر مرحله از چرخه حیات BPM نفوذ می‌کند و به طور نامحسوس جهت و نتایج تلاش‌های مدیریت فرآیند را هدایت می‌کند.

فرآیندکاوی چیست؟

فرهنگی که به همکاری و ارتباطات درست سازمانی اهمیت می‌دهد، می‌تواند مراحل طراحی و مدل سازی مدیرت فرایند را سرعت ببخشد، جایی که ورودی‌ها و دیدگاه‌های متنوع بسیار مهم هستند. به طور مشابه، سازگاری سازمان با تغییر می‌تواند موفقیت مراحل اجرا و بهینه سازی را بهبود دهد.

فرهنگی که کارکنان خود را توانمند می‌کند، اثربخشی هر مرحله BPM را نیز تقویت می‌کند. زمانی که کارکنان احساس می کنند باارزش و درگیر هستند، احتمال بیشتری دارد که بهترین تلاش خود را انجام دهند.

در اصل، در حالی که فرهنگ سازمانی عمیقاً بر مراحل BPM تأثیر می‌گذارد، فرآیند اجرای مدیریت فرایند نیز می‌تواند فرهنگ را شکل دهد و محیطی مشارکتی‌تر، سازگارتر و متمرکز بر بهبود را تقویت کند.

مدیریت فرایند و مدیریت پروژه: مکمل نه یکسان

درک پنج مرحله از چرخه عمر مدیریت فرایند بسیار مهم است، اما کل تصویر را پوشش نمی‌دهد. دانستن تفاوت بین مدیریت فرآیند کسب و کار و مدیریت پروژه که اغلب با یک دیگر اشتباه گرفته می‌شوند، بسیار مهم است. در حالی که هدف هر دوی آن‌ها ساده کردن عملیات و دستیابی به اهداف کسب و کار هستند، ولی مسیر متفاوتی را دنبال می‌کنند و به رویکردهای منحصر به فردی نیاز دارند.

مدیریت فرایند یک محصول نرم افزاری نیست بلکه یک عمل مدیریتی است. در واقع پلتفرم‌هایی در حوزه مدیریت فرایند در دسترس هستند که به اجرای فرآیندهای کسب و کار استاندارد و خودکار کمک می‌کنند، ولی مدیریت فرایند به خودی خود یک محصول نرم افزاری نیست.

مدیریت فرایند یک رویکرد سیستماتیک برای بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار است. مدیریت فرایند بر فرآیندهای تکراری و مداوم که از یک الگوی قابل پیش بینی پیروی می‌کنند متمرکز است. این رویکرد در مورد بهبود مستمر فرآیند و اطمینان از همسویی این فرآیندها با اهداف استراتژیک سازمان است.

مدیریت پروژه در مورد مدیریت و سازماندهی مجموعه‌ای از فعالیت‌ها یا وظایف است. این کار شامل استفاده از نرم افزارهای مدیریت پروژه مانند Microsoft Project یا Jira است. برخلاف مدیریت فرایند، مدیریت پروژه بر روی فرآیندهای تکراری و مداوم تمرکز نمی‌کند، بلکه بر پروژه‌های منحصر به فرد و موقت با تاریخ شروع و پایان مشخص متمرکز است.

جمع بندی

مدیریت فرآیند کسب و کار یک فرآیند تکراری است، به این معنی که کسب و کارها می‌توانند و باید به طور مداوم هر مرحله را برای بهبود مستمر فرآیندهای خود بازبینی کنند. با انجام این کار، کسب و کارها می‌توانند جلوتر از رقبا باقی بمانند و مطمئن شوند که همیشه بهترین خدمات ممکن را به مشتریان خود ارائه می‌دهند.