مراحل بهبود عملکرد سازمان شما

بهبود عملکرد چیست؟

بهبود عملکرد که تحت عنوان برنامه بهبود عملکرد (Performance Improvement Plans) که به اختصار PIP هم خوانده میشود، سندی است که هدف آن کمک به کارکنانی است که اهداف عملکرد شغلی را برآورده نمی کنند. PIP حوزه‌های خاصی از کاستی‌های عملکرد را پوشش می‌دهد، مهارت‌ها یا شکاف‌های آموزشی را شناسایی می‌کند و انتظارات روشنی را برای رفتار آینده یک همکار/کارمند تعیین می‌کند.

گام های بهبود عملکرد سازمان

1. اهداف را به صورت واضح و شفاف تعیین کنید

با تعریف اهداف مشخص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط و محدود به زمان (SMART) برای سازمان خود شروع کنید. به عنوان مثال، یک هدف SMART می تواند افزایش درآمد ماهانه فروش از پایه به 15٪ بین اردیبهشت 1403 و تیر 1403 باشد.

اهداف مشترک همچنین تلاش‌های کارکنان را همسو می‌کند و اطمینان حاصل می‌کند که همه‌ی آن‌ها با هماهنگی در جهت یک هدف مشترک کار می‌کنند و در نهایت عملکرد سازمان شما را بهبود می‌بخشند. هنگام تعیین اهداف، منابع، بودجه، تکنولوژی، قابلیت‌ها و محدودیت‌های سازمان خود را حتما در نظر بگیرید.

پیشنهاد پژواک بیشتر بخوانید: معماری فرآیند چیست؟!!

2. KPI ها را برای پیگیری پیشرفت کلی سازمان توسعه دهید

برای پیگیری پیشرفت خود، باید معیارها یا شاخص‌های خاصی را تعیین کنید. برای این کار، شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را برای سازمان خود مرتبط با هدف خود شناسایی کنید. KPIها مقادیر قابل اندازه گیری هستند که نشان می‌دهند سازمان تا چه حد به اهداف و نیازهای خود دست می‌یابد. مهم‌تر از آن، این معیارها حس مسئولیت پذیری را در بین کارکنان افزایش می‌دهند.

KPIهای واضح همچنین به عنوان محرک عمل می‌کنند، زیرا در صورت تحقق اهداف، حس ملموس پیشرفت و موفقیت را در اختیار کارکنان قرار می‌دهند و فرهنگ عملکرد محور را تقویت می کنند. به عنوان مثال، KPIهای فعالیت‌های یک فرآیند می‌تواند به شکل زیر باشد:

نکته :

البته، برای پاسخگویی بهتر، باید KPIهای فردی را برای هر یک از اعضای تیم در بخش‌ها تنظیم کنید، اما تنظیم کلی KPI نیز کمک می‌کند.

3. در تکنولوژی های استراتژیک سرمایه گذاری کنید

سرمایه گذاری روی تکنولوژی و ابزار مناسب می‌تواند بهره وری شرکت شما را افزایش دهد و به آن مزیت رقابتی متمایز بدهد. زیرساخت تکنولوژی مناسب می‌تواند به شما در ارائه محصولات و خدمات بهتر، ارائه تجربه مشتری برتر و دستیابی به نتایج مالی بهتر نسبت به رقبایتان کمک کند. همچنین بر اساس مطالعه Gartner، 70 درصد از کسب و کارها به دنبال افزایش سرمایه گذاری خود در فناوری برای افزایش بهره وری و کارایی هستند.

سوال مهم؟

ترکیب زیرساخت تکنولوژی شما چگونه باید باشد؟

اگر بخواهیم با روندهای اخیر که در مطالعه ای که توسط ارنست اند یانگ (EY) مشخص شده است پیش برویم، برترین فناوری‌های استراتژیک که نتایج مطلوب را برای مشاغل در سال جدید به ارمغان می‌آورند شامل موراد زیر می‌شوند:

• مدیریت ارتباط با مشتری: یافتن ابزارهای رایگان CRM یا مدیریت ارتباط با مشتری که به ساده سازی خدمات مشتری و بهبود رضایت مشتری کمک می‌کند.
• عملکرد کسب و کار (‌Business Performance): کارمندان شما رگ‌های اصلی سازمان شما هستند و اطمینان از این که آن‌ها در کاری که انجام می‌دهند درگیر هستند، برای موفقیت در عملیات کسب و کار بسیار مهم است. به همین دلیل است که در عصر حاضر، سرمایه گذاری در یک پلتفرم عملکرد کسب و کار یک امر ضروری است.
• مدیریت پروژه: مدیریت کار، همکاری و ردیابی پروژه را برای بهبود بهره وری با نرم افزاهایی همچون میزیتو یا Trello بهینه کنید.
• ارتباط و همکاری: ارتباطات یکپارچه، کار از راه دور و کار تیمی در بین تیم‌ها و بخش‌ها را با نرم افزاهایی مثل Slack و Microsoft Teams یکپارچه کنید.
• بازاریابی: سرمایه گذاری در سئو، بازاریابی ایمیلی، بازاریابی رسانه‌های اجتماعی و ابزارهای جستجوی خارجی نیز مهم است. برای تقویت لیست مشتریان بالقوه خود، می‌توانید ابزارهای نسل پیشرو را دریافت کنید.
• نرم افزار اتوماسیون: این نرم افزارها کارهای تکراری سازمان را خودکار می‌کنند، جریان کار را ساده می‌کنند و کارایی عملیاتی را بهبود می‌بخشند. به عنوان مثال، می‌توانید از ابزارهای اتوماسیون ایمیل برای ارسال ایمیل‌های خودکار استفاده کنید.
• نرم افزار فرآیند کاوی: رویکرد فرایندکاوی به شناسایی مشکلات، گلوگاه‌ها و همچنین اطمینان حاصل کردن از پیاده سازی درست رویکردهای ذکر شده کمک می‌کند.

پیشنهاد پژواک بیشتر بخوانید: مستند سازی فرآیند چیست؟!!

4. افراد مناسب را استخدام کنید

افرادی که به سازمان خود وارد می‌کنید تأثیر قابل توجهی بر موفقیت، فرهنگ و بهره وری آن دارند. با صرف زمان و تلاش در فرآیند استخدام و انتخاب افرادی که با اهداف و ارزش‌های سازمان شما همسو هستند، زمینه را برای رشد و موفقیت پایدار فراهم می‌کنید. افراد مناسب علاوه بر دانش و تجربه ارزشمند، دارای سطح بالاتری از مشارکت، انگیزه و تعهد هستند.

مهم‌تر از همه، تمایل به انجام بیشتر وظایف برای دستیابی به نتایج منجر به افزایش بهره وری و عملکرد بهتر تیم می‌شود. بر اساس مطالعه McKinsey، کارمندان مناسب و برتر، 800٪ در مقایسه با افراد متوسط بازده بیشتری دارند.

5. قابلیت ها و توانایی های بهبود عملکرد را ایجاد کنید

علاوه بر سرمایه گذاری بر روی ابزارها و افراد مناسب، سازمان‌ها نیاز به ایجاد قابلیت‌های نهادی برای پیشی گرفتن مداوم از رقبای خود و دستیابی به اهداف خود دارند. 95 درصد از پاسخ دهندگان در مطالعه‌ی McKinsey گفتند که سازمان‌های آن‌ها قابلیت‌های لازم برای افزایش عملک‍رد را ندارند.

ایجاد قابلیت‌های سازمانی به ادغام فناوری، افراد و فرآیندها مربوط می‌شود. هنگامی که همه عناصر به طور موثر با هم کار می‌کنند، سازمان‌ها می‌توانند محصولات و خدمات بهتری ارائه دهند، تجربه مشتری بهبود یافته‌ای را ارائه دهند و به نتایج مالی برتر نسبت به رقبای خود دست یابند.

6. در توسعه کارکنان خود سرمایه گذاری کنید

چه بخواهید عملکرد سازمانی را تقویت کنید، چه استعدادهای برتر را جذب کنید یا حفظ کنید، ارائه فرصت‌های مربیگری و آموزشی مداوم برای کارمندان به شما در رسیدن به این اهداف کمک می‌کند.

برای مبتدیان، بر اساس گزارش لینکدین در سال 2023، پیش‌بینی می‌شود 50 درصد از مجموعه مهارت‌ها برای مشاغل تا سال 2027 تغییر کند. طبق این مطالعه، کارمندان به دنبال مکان‌های کاری هستند که به آن‌ها کمک کند مهارت‌های جدید را بیاموزند و رشد شغلی را تقویت کنند. با توجه به اینکه حفظ کارمندان مهمترین دغدغه برای 93 درصد سازمان‌ها است، حمایت از رشد و ارتقای مهارت کارکنان شما کلید افزایش عملکرد فردی و تیمی است.

بیشتر بخوانید: BPMS چیست؟!!

7. بر مشارکت کارکنان تمرکز کنید

تمرکز بر مشارکت کارکنان برای تقویت عملکرد سازمانی بسیار مهم است زیرا کارکنان متعهدتر، سازنده‌تر و با انگیزه‌تر هستند تا بهترین تلاش خود را برای موفقیت سازمان انجام دهند.

در اینجا چند راه برای افزایش مشارکت کارکنان وجود دارد:

گیمیفیکیشن: برانگیختن روحیه رقابتی در تیم شما از طریق مسابقات و اعلان‌ها، به تقویت عامل سرگرمی در محل کار کمک می‌کنند. این امر به ویژه برای تیم‌های فروش و خدمات مشتری که روحیه تیمی می‌تواند به سرعت با بازخورد مشتری از بین برود، بسیار مهم است.

با ابزارهای گیمیفیکیشن، می‌توانید تیم خود را برای عملکرد بهتر انگیزه دهید. اما آنچه نیز مهم است این است که اطمینان حاصل شود که کارکنان برای عملکرد برتر خود پاداش دریافت می‌کنند. به عنوان مثال، با دریافت پاداش، کارمندان می‌توانند جوایزی را از صندوق جوایز سازمان انتخاب کنند.

ترتیبات کاری منعطف: طبق مطالعه Gallup، 60٪ از کارمندان می‌گویند که اگر کارفرمای فعلی آن‌ها انعطاف کار از راه دور را ارائه ندهد، شروع به جستجوی شغل دیگری خواهند کرد.

جمع بندی

بهبود عملکرد سازمانی یک مسیر مشخص نیست، اما اگر نکات این مقاله را دنبال کنید، شانس موفقیت شما بسیار بیشتری خواهید داشت. با تعیین اهداف مرتبط، تمرکز بر مشارکت و انگیزه کارکنان و بهره‌گیری از فناوری موجود تا حد امکان، می‌توانید گام‌های معناداری در بهبود عملکرد کلی سازمان خود بردارید.