تحلیل فرایند یک مفهوم محوری در حوزه مدیریت تجاری و سازمانی است. در رویکرد تجزیه و تحلیل فرایند مستلزم بررسی و ارزیابی سیستماتیک فرآیندهای درون یک کسب و کار یا سازمان برای شناسایی ناکارآمدی‌ها، بهبود عملیات و در نهایت افزایش عملکرد است. در ادامه، جنبه‌های مختلف تحلیل فرآیند، از تعریف آن گرفته تا کاربردهای متنوع، روش‌شناسی و مدل‌های مرتبط را بررسی خواهیم کرد و در نهایت شما درک عمیقی از اهمیت تجزیه و تحلیل فرآیند در محیط کسب و کار پویای امروز خواهید داشت. تجزیه و تحلیل فرآیند چیست؟ تجزیه و تحلیل فرآیند، در اصل، ارزیابی و بررسی کامل گردش کار، رویه‌ها و فعالیت‌های درون یک سازمان است. این رویکرد به دنبال کشف چگونگی اجرای وظایف، ترتیب رویدادها و منابع درگیر است. این تحلیل بینش‌های ارزشمندی را در مورد گلوگاه‌ها، ناکارآمدی‌ها و زمینه‌هایی که می‌توانند از بهبود سود ببرند، ارائه می‌دهد. تجزیه و تحلیل فرآیند ابزار تشخیصی است که سازمان‌ها برای بهینه سازی عملیات خود و به حداکثر رساندن کارایی از آن استفاده می‌کنند. تجزیه و تحلیل فرآیند برای افزایش کارایی عملیاتی و دستیابی به اهداف سازمانی ضروری است. با بررسی دقیق و پالایش فرآیندها، کسب و کارها می‌توانند هزینه‌ها را کاهش دهند، بهره‌وری را افزایش داده و محصولات یا خدمات برتر را به مشتریان خود ارائه دهند. این تکنیک سنگ بنای دستیابی به بهبود مستمر و حفظ مزیت رقابتی در دنیای به سرعت در حال توسعه کسب و کار امروز است.

مستندسازی فرآیند بخشی جدایی ناپذیر از مدیریت و بهبود فرایندهای کسب و کار است. این پست به مستندسازی فرآیند، معنا و مفهوم آن، اهمیت آن در سازمان، رابطه‌ی آن با نقشه برداری فرآیند و مراحل ایجاد آن می پردازد. همچنین به مزایای کلیدی مستندسازی فرایند برای سازمان‌های بزرگ اشاره خواهیم کرد.

با کمک کنترل هوشمند فرآیند، یک سیستم می تواند بر اساس داده های تاریخی جمع آوری شده تصمیمات خودکار بگیرد. این باعث بهبود عملکرد فرایند و جلوگیری از خطاها می شود. اما چگونه این تصمیمات توسط سیستم گرفته می شود؟ اساس این امر یادگیری ماشینی است. در این فرایند یک مدل با استفاده از داده های تاریخی جمع آوری شده توسط یک الگوریتم آموزشی بهینه می شود. مدل ساخته شده، ارتباطات بین فرایندها و ترتیب آن ها، پیکربندی سیستم و KPI های ثبت شده را از داده ها می آموزد. این مدل همچنین باید مشخص کند که کدام KPI مثبت، خنثی یا منفی است و بر اساس این اطلاعات، مدل می تواند تصمیم بگیرد که پیکربندی سیستم، شاخص های کلیدی مثبت یا منفی را ارائه می دهد. پس از آن می‌توان پیکربندی را متناسب با آن تغیر داد. پیش نیاز برای سازگاری مستقیم پیکربندی این است که سیستم بتواند داده‌های زنده را به مدل یا الگوریتم آموزش ارائه دهد. بنابراین فقط با استفاده از داده‌های زنده می‌توان رویدادهای جاری در فرایندها را تجزیه و تحلیل کرد و پیکربندی را مستقیماً تطبیق داد. در صورت عدم وجود داده زنده، تطبیق چند بعدی پیکربندی سیستم نیز ممکن است.

RPA مخفف عبارت Robotic Process Automation است. در واقع، RPA یک فناوری است که به وسیلهٔ آن ربات‌های نرم‌افزاری قادر به اجرای فعالیت‌ها و وظایف مرتبط با فرآیندهای کسب و کار می‌شوند. این ربات‌ها قادرند فعالیت‌های تکراری و قابل پیش‌بینی را به صورت خودکار و بدون نیاز به دخالت انسانی انجام دهند. آن‌ها قادرند با سیستم‌های مختلف در سازمان‌ها تعامل کنند، اطلاعات را بخوانند، آن‌ها را پردازش کنند و فعالیت‌های خروجی را انجام دهند.

بهترین چارچوب تعیین هدف Objectives and Key Results که به صورت مخفف OKR خوانده می‌شود، به معنای اهداف و نتایج کلیدی است که با در نظر گرفتن برنامه‌های بلندمدت و نتایج قابل پیگیری در طی سه ماه، دستیابی به اهداف سطح بالا و قابل اندازه‌گیری برای کسب و کار ما را امکان پذیر می‌کند.